¿Conoces cuánto y dónde imprimen los empleados de tu negocio?

10 June 2024

Maximiza los beneficios e impulsar la productividad...

Para las empresas, la eficiencia y la gestión de los recursos se transformó en algo esencial, conocer los hábitos de impresión de los empleados en tu negocio puede marcar la diferencia entre el gasto excesivo y la optimización de estos recursos. El uso excesivo de los equipos o bien la impresión descontrolada no sólo puede aumentar los costos operativos, sino qué también puede tener un impacto de forma negativa en la seguridad de los documentos y de la información, eso sin tomar en cuenta el gran impacto negativo que se puede tener con el medio ambiente por el desperdicio de los recursos. Es por esto que ahora es esencial comprender dónde y cuánto imprimen los colaboradores en las organizaciones. En este artículo, abordaremos la importancia del monitorear de los hábitos de impresión, así como las estrategias y herramientas que se pueden implementar para gestionar este aspecto de una forma efectiva y sobre todo que se reduzca al mínimo el consumo no necesario.
 
Abordaremos algunos aspectos importantes del monitoreo de hábitos de impresión:

Seguridad: La impresión de documentos puede vulnerar la seguridad de la información, especialmente si los documentos tratados son confidenciales y esto puede representar un riesgo de seguridad para la compañía si no se gestiona adecuadamente. Conocer los hábitos de impresión y sobre todo quién imprime qué y dónde lo hace puede ayudar a prevenir la divulgación no autorizada de información importante o sensible.

Control de costos: El uso excesivo de la impresión puede representar un gasto grande para cualquier empresa. Al tener un correcto monitoreo de los hábitos de impresión, se pueden identificar los desperdicios y tomar medidas para reducir los costos asociados con la impresión innecesaria.
 
 Sostenibilidad: Otro impacto negativo que tiene la impresión excesiva es el impacto medio ambiental, ya que se consume papel y energía que en muchas ocasiones no es necesaria. Al monitorear y reducir la impresión innecesaria, las empresas pueden contribuir a la conservación de los recursos naturales y tener una reducción de su huella de carbono. Puede sonar idealista que reduciendo una sola impresión se tendrá un impacto positivo en el medio ambiente, sin embargo, una sola página menos por cada uno de los empleados de las muchas compañías puedes generar un impacto totalmente significativo.
 
Mejoras en la productividad: Identificar y eliminar cuellos de botella en los procesos de impresión puede impulsar la productividad de los colaboradores al no tener que esperar tiempos largos de respuesta por los departamentos de TI, por otro lado, el correcto funcionamiento de los equipos da oportunidad al departamento de TI de centrarse en tareas más importantes que realmente agreguen un valor a la empresa.



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Estas son algunas estrategias para gestionar los hábitos de impresión:


Políticas de impresión: Se debe contar con políticas muy claras y comunicarlas a todos los colaboradores, esto es algo fundamental para gestionar el uso de impresión. Esto puede incluir aspectos sobre qué documentos deben imprimirse, en qué equipos, que documentos deben ir con color o en blanco y negro y cuál es el tipo de papel necesario para cada actividad.


Impresión segura: Implementar algunas soluciones de impresión segura, como la autenticación de usuarios y la liberación obligatoria de impresión, puede no solo incrementar la seguridad de los documentos importantes si no que prevenir la impresión no autorizada y reduce el desperdicio de papel y consumible al no extraviar los documentos ya impresos.

 
Monitoreo y revisión periódica: Es importante realizar un seguimiento continuo de los hábitos de impresión y revisar periódicamente las políticas y procedimientos relacionados con la impresión para garantizar su eficacia y relevancia.
 
Implementación de tecnologías: Utilizar softwares de gestión de impresión puede dar más visibilidad sobre quién imprime qué y en dónde. Estas herramientas permiten generar informes muy detallados sobre el uso de los diferentes equipos y no sólo se pueden generar reportes por usuarios si no que se pueden personalizar para generar informes detallados por departamentos o áreas lo que facilita la identificación de áreas de oportunidad y la aplicación de políticas de impresión mucho más efectivas.

 

En conclusión, conocer cuánto y dónde imprimen los empleados es algo fundamental para optimizar costos, mejorar la seguridad, promover la sostenibilidad ambiental y e incluso impulsar la productividad. Al implementar este tipo de estrategias de gestión de impresión, con políticas claras se puede maximizar los beneficios de la impresión mientras se minimiza los costos y los riesgos. Como último punto, pero no menos importante, una gestión responsable de la impresión es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier negocio en el entorno empresarial actual.



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