Los desafíos de gestionar la impresión de forma interna en las empresas

16 December 2024

Reduzca costos y mejore la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de su empresa...

Para el éxito de las empresas, la búsqueda de la gestión eficiente de los recursos es fundamental. Uno de esos recursos que a menudo se subestima es la impresión, aunque a simple vista puede parecer una tarea relativamente sencilla, la gestión de la impresión en las empresas puede ser un desafío cuando se decide hacerlo internamente.

Enlistemos algunos de los problemas principales a los que se pueden enfrentar las compañías al hacerlo internamente:

1. Costos Ocultos
            • Consumibles: Los cartuchos de tinta y tóner pueden representar un costo significativo, especialmente si se realiza un alto volumen o se tiene una gran de cobertura en cada impresión.
• Mantenimiento: Las impresoras y los multifuncionales requieren mantenimiento preventivo y correctivo, los costos de reparación pueden ser impredecibles si no se tiene estipulado un plan de mantenimiento recurrente.
• Actualizaciones tecnológicas: Las empresas que gestionan la impresión de forma interna deben hacerse cargo de los costos de actualizar tanto el hardware como el software para mantenerse con la nueva tecnología.

2. Ineficiencia en el Uso del Tiempo
            • Problemas Técnicos: Las impresoras pueden sufrir problemas en su operación diaria como algunos atascos de papel, problemas de conexión y otras fallas técnicas que consumen tiempo de los empleados, especialmente del departamento de TI.
• Tiempo de Configuración: Configurar nuevas impresoras o resolver problemas de red puede llevar periodos largos de tiempo, especialmente si las personas que lo están configurando no son expertos en el tema.
• Colas de Impresión: Sin un buen sistema, en las grandes oficinas con grandes números de empleados, las colas de impresión pueden causar demoras.

3. Seguridad
           
• Documentos Olvidados: Los documentos impresos pueden ser olvidados en los equipos, lo que representa un riesgo de seguridad para aquellos documentos con información sensible.
• Acceso No Autorizado: Sin un sistema de gestión adecuado, es más difícil controlar quién puede acceder a los equipos y sobre todo poder tener el detalle de las actividades realizadas en ellos.

4. Falta de Control y Supervisión
           
• Reporte de Costos: Para poder tener una visión clara de cuánto se está gastando en impresión, se deberá contar con un sistema de seguimiento adecuado.
• Usos no autorizados: Sin un correcto control, los empleados pueden utilizar los equipos para imprimir materiales que no están relacionados con la compañía.
 
5. Impacto Medioambiental
            • Desperdicio de Papel: La impresión desmedida y las impresiones olvidadas pueden llevar a un desperdicio considerable.
• Consumo de Energía: Las impresoras en funcionamiento constante consumen energía, existen equipos que minimizan el impacto y los especialistas en el tema pueden asesorar a las empresas sobre con qué productos podrían minimizar el consumo de energía.


desafíos de gestionar la impresión

¿Cuál sería la Solución a todos estos inconvenientes?
            • Servicios Administrados de Impresión. Estos Servicios ofrecen toda una solución integral que ayuda a minimizar tiempos y costos.
 
Algunos beneficios de este tipo de servicios:
            • Reducción de Costos: Con contratos y administración de consumibles, los costos de impresión se vuelven predecibles y se reducen.
• Eficiencia: Los proveedores de servicios administrados se encargan del mantenimiento, resolución de problemas y actualizaciones, liberando al departamento de TI para enfocarse en tareas más importantes para el negocio.
• Seguridad: Con sistemas de autenticación que pueden ser con PIN o con tarjetas y seguimiento de documentos, se reduce los riesgos de fugas de información.
• Control: Se crean análisis detallados sobre el uso de los equipos, lo que permite tomar decisiones informadas y aplicar políticas de control.

 
 En resumen, el manejo de los equipos de impresión de forma interna puede representar un desafío.
El contratar servicios administrados de impresión ofrecen una solución integral que no sólo reduce costos, sino que también mejora la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de la empresa. 
Considerar esta opción puede llevar a una gestión más efectiva de los recursos.
 

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