Gastos Hormiga en la Impresión dentro de los Corporativos

10 June 2024

¿Cómo Detectarlos y Reducirlos?...

 
En el entorno corporativo, los "gastos hormiga" son aquellos pequeños gastos que, a lo largo del tiempo, pueden representar un costo significativo del presupuesto. Un claro ejemplo de este tipo de gastos que usualmente pasan desapercibidos son los costos de impresión. Aunque parezca algo insignificante, el costo de la impresión de documentos puede acumularse rápidamente y ser un costo sustancial, afectando tanto la rentabilidad de las empresas, así como la eficiencia operativa de una organización. En este blog, exploraremos más sobre los gastos hormiga en la impresión, cómo detectarlos y qué medidas se pueden tomar para poder reducirlos a solo los necesarios.
 
Para esto comencemos con la pregunta: ¿Qué son los gastos hormiga en la impresión?
 
Los gastos hormiga en la impresión se refieren a los pequeños costos asociados con la impresión de documentos que, individualmente, pueden parecer insignificantes, pero que en conjunto representan una suma grande. No es lo mismo, la impresión de un solo usuario a si se suman de todos los colaboradores. Estos gastos pueden incluir desde el uso excesivo de papel y consumibles hasta la impresión de documentos innecesarios o bien, el desperdicio de estos documentos porque se traspapelan dentro de otros con más relevancia o incluso dentro de los documentos de algún otro usuario.
 
Pero, ¿Cómo detectar y evitar los gastos hormiga en la impresión?
 
Para poder tener un panorama mucho más claro se debe comenzar con un análisis de los costos de impresión, para esto se debe realizar un análisis detallado de los costos que puede ayudar a identificar áreas en donde se están incurriendo en gastos innecesarios. Esto incluye revisar todos los costos tales como: papel, tinta, tóner, el mantenimiento de las impresoras o de los multifuncionales y el costo de la energía utilizada por los dispositivos de impresión, el cual muchas veces no se toma en consideración, sin embargo, este es un gasto que puede tener un impacto negativo en los números de las empresas.
 
Una vez concluido el análisis se deberá realizar un monitoreo del uso de las impresoras, para esto se pueden implementar herramientas de monitoreo que proporcionan información valiosa sobre quién está imprimiendo qué y con qué frecuencia. Esto ayudara a identificar patrones de impresión y áreas donde se puede reducir el uso de los equipos.
 
Para poder mantener el uso responsable se deben de establecer políticas de impresión claras en donde se deberán definir aquellas reglas y normas con las cuales se estipulará el uso de los equipos. Esto puede incluir pautas sobre qué documentos deben imprimirse, en qué formatos y cuándo este tipo de documentos realmente son esenciales para la empresa.
 
Para continuar con la correcta implementación se podrán realizar auditorías periódicas lo cual permitirá ver el uso de los equipos y los costos asociados, esto reportes deberán incluir los informes de uso y compararlos con las políticas previamente establecidas por la empresa.
 
Como forma de comprobación de la correcta implementación y definición de las políticas, se podrán realizar encuestas a los empleados en donde se buscará obtener retroalimentación directa sobre sus hábitos de impresión y cualquier problema que puedan experimentar con los dispositivos para poder identificar áreas de mejora y oportunidades para reducir costos y tiempos.
 
Otras estrategias que se pueden implementar son:

Promover la impresión responsable Mantener una educar continua con los colaboradores sobre la importancia de la impresión responsable y proporcionar pautas para imprimir de manera eficiente.

Implementar tecnología: Utilizar tecnologías de impresión eficientes, como la impresión a dos caras en automático y la configuración de impresión por defecto en blanco y negro, puede ayudar a reducir el consumo y el uso excesivo de papel.
 
 Implementar softwares de gestión de impresión: Con el uso de este tipo de sistemas se puede proporcionar visibilidad y control sobre el uso de los equipos lo que permite establecer costos de impresión por usuario o área, así como generar informes detallados sobre el uso de los equipos de impresión.
 
Actualizar los equipos de forma recurrente: El reemplazo de los equipos obsoletos o antiguos por modelos más eficientes, modernos y ecológicos puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento, consumibles e incluso el consumo de energía. Lo que puede sonar como un gasto mayor, a la larga puede ser mucho mejor para los negocios ya que todo el tiempo.



Gastos Hormiga

En conclusión, los gastos hormiga en la impresión dentro de las empresas pueden representar una carga significativa para estas si no se gestionan adecuadamente. Es importante identificar y reducir estos gastos, para esto se requiere un enfoque proactivo que incluya el análisis total de los costos actuales, el monitoreo del uso de los equipos y la implementación de políticas claras. Al tomar medidas para controlar estos gastos, las empresas pueden mejorar su rentabilidad, reducir su impacto ambiental y promover una cultura de uso responsable.



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