Líbrate de las torres de papel mediante gestión documental

30 August 2024

Eficienta los flujos de trabajo en la era digital....


En la era digital actual, la cantidad de documentos y archivos que una organización o individuo debe gestionar ha crecido exponencialmente. La sobrecarga de información puede llevar a lo que se conoce popularmente como las "torres de papel", donde los documentos se acumulan desordenadamente, dificultando su acceso y gestión adecuada. La gestión documental se presenta como la solución a este problema, ya que permite organizar, almacenar y recuperar la información de manera eficiente.

La gestión documental no se limita solo a la organización física de archivos, sino que abarca también su digitalización y almacenamiento en sistemas electrónicos. Al trasladar los documentos a entornos digitales, se facilita su búsqueda y recuperación, se reduce el espacio físico necesario para almacenarlos y se disminuye el riesgo de pérdida o deterioro. Además, la gestión documental adecuada garantiza el cumplimiento de normativas y regulaciones en cuanto a la privacidad y seguridad de la información un aspecto que cada vez toma más relevancia en el sector empresarial.

Además, gestión documental no solo se trata de almacenar y organizar documentos, sino que también implica la implementación de flujos de trabajo eficientes. Al establecer procesos claros para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos, se asegura una mayor coherencia y colaboración en el trabajo en equipo. Los sistemas de gestión documental suelen incluir herramientas de colaboración que facilitan la comunicación y la facilidad de compartir información entre los miembros de una organización. Asimismo, con el auge de la inteligencia artificial, se están desarrollando soluciones avanzadas de gestión documental que permiten la extracción automática de información clave, la clasificación inteligente de documentos y la automatización de tareas repetitivas. Estas tecnologías emergentes están revolucionando la forma en que las organizaciones manejan y aprovechan sus datos y documentos.

Otro aspecto fundamental de la gestión documental es la seguridad de la información. Los sistemas de gestión documental suelen incluir medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el seguimiento de accesos, para proteger la información sensible contra amenazas internas y externas. Garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos es fundamental en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y expuesto a Ciberamenzas.
 
Canon tiene la solución en gestión documental que requieres
 
Canon siendo líder en soluciones de impresión y manejo de documentos ha desarrollado su plataforma de grado empresarial llamada Therefore que consiste en administrar la información como un activo, recopilar los datos analíticos de una compañía y ejecutar y optimizar los procesos dentro de una empresa.

Gracias a la amplia funcionalidad que ofrece Therefore se puede realizar múltiples actividades involucradas con la gestión de los documentos las cuales son:

• Capturar: Independiente del formato del documento se puede configurar opciones para digitalizar como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en ingles) que ayuda a reconocer cada parte del texto facilitando su búsqueda, entre otros.
 
• Proteger: Con Therefore su información está segura ya que se puede controlar el acceso a los documentos, aplicar medidas de anti falsificación en formatos digitales y recuperar datos en caso de algún incidente.
 
• Administrar:  Dado que la información forma parte de los activos de la compañía se debe gestionar de forma estratégica, por ello Therefore permite controlar las versiones de los documentos, integrarse con otros softwares como ERP´s y establecer políticas de retención que ayuden que la información no se atasque.
 
• Acceder: La movilidad forma parte integral de forma moderna de trabajar, es decir poder conectarse en cualquier lugar y mediante diferentes dispositivos. Con Therefore se puede habilitar opciones para ingresar mediante la web, smartphones, tabletas, y mediante aplicaciones especiales.
 
• Automatizar: Esta función permite formar flujos de trabajo bien estructurados que agilizan tareas y minimizan el tiempo que se invierte en ellas , dejando tiempo para enfocarse en nuevos procesos.
 
• Analizar: Genere informes, de seguimiento y reaccione para implementar mejoras que permitan afinar cualquier flujo de trabajo que se haya implementado.
 
En resumen, para liberarse de las torres de papel y optimizar la gestión de los archivos, es crucial implementar un sistema de gestión documental eficiente. Con Therefore esto es posible ya que no solo agilizará los procesos internos, sino que también mejorará la productividad y la seguridad de la información.
 
Por lo tanto, al adoptar prácticas de gestión documental adecuadas, las organizaciones pueden enfrentar con éxito el desafío de la información en la era digital y evitar que las torres de papel se conviertan en un obstáculo para su crecimiento y éxito a largo plazo.
 
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