Reduciendo el uso de papel dentro de las empresas

22 April 2024

Marcar la diferencia y optimiza las operaciones...


La era digital, la transición hacia la sostenibilidad es más crucial que nunca. En este blog exploraremos cómo las empresas pueden marcar la diferencia al reducir la cantidad de papel,
no solo beneficiando el medio ambiente, sino también optimizando las operaciones y mostrando un compromiso responsable.

 

¿Cuál es el desafío actual? El Exceso de Papel

El uso excesivo no solo contribuye a la deforestación, sino que también genera enormes cantidades de residuos, en la actualidad, no todo el papel que se genera en las empresas en realidad es utilizado, gran parte de este no cumple una función crítica, solo incrementa el desperdicio.

Abordaremos las opciones y los desafíos actuales que enfrentan las empresas debido a la impresión desmedida y el almacenamiento de los documentos.
 
Se pueden utilizar algunas estrategias para fomentar las buenas prácticas, tales como:


Utilizar la tecnología como aliada:

Existen diversas soluciones tecnológicas disponibles, desde la gestión electrónica de documentos hasta la firma digital, esto permiten a las empresas disminuir su dependencia del papel.

Analizaremos cómo estas tecnologías y las buenas prácticas no solo reducen el impacto ambiental por el consumo de papel, sino que también mejoran la eficiencia operativa.


Reduciendo el uso de papel

Impresión responsable:

Para implementar una impresión responsable se pueden realizar algunos ajustes a los procesos, tales como: utilizar papel reciclado, imprimir a doble carta para reducir consumo de papel, ajustar la configuración de las impresoras para usar menos consumible, evitar el desperdicio de documentos ya impresos, es decir no extraviar o traspapelar los documentos.

Algunos multifuncionales cuentan con funciones que permiten realizar todos estos ajustes en cada impresión ya sea para reducir el desperdicio o evitar que los documentos se traspapelen al implementar la autenticación de usuarios por medio de PIN o tarjeta.

Manejo de los contratos:

Históricamente los contratos se han manejado físicos, sin embargo, la firma de estos ha ido evolucionando con el apoyo de la tecnología, esto no es solo para reducir el uso de papel, si no para reducir significativamente los tiempos que demoran la firmas, las personas ya no deben de firmar físicamente los documentos, si no que ya se puede realizar de forma virtual con el apoyo de diferentes herramientas que permiten realizar esto sin necesidad de papel, un ejemplo claro de esto es DocuSign, con apoyo de esta herramienta se pueden enviar y firmar documentos en forma electrónica de manera segura y conveniente desde cualquier computadora o dispositivo móvil.

Concluiremos destacando la importancia de que las empresas asuman la responsabilidad de reducir su impacto ambiental, estos son solamente algunas recomendaciones que pueden seguir para continuar apoyando a la ecología y a su vez mejoran la eficiencia y la competitividad.

La transición hacia una empresa con consumo responsable de papel no significa eliminar el uso por completo de papel porque la realidad es que es indispensable para las oficinas, sino realizar un consumo mucho más consiente y este no es solamente un paso hacia la sostenibilidad, sino también hacia un futuro más ágil y optimizado.

Recuerda que Canon te puede asesorar para encontrar los multifuncionales ideales para tu empresa.


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